人力招募 - 五、最後確認:報到時程


上一篇 薪資 討論商討薪資背後的考量,這一篇整理薪資確認後要做的後續工作:確認報到時程


確認時間

確認報到最關鍵的有兩點:第一個是 薪資,接下來就是 時間。報到程序要確認以下時間點:

  1. 確認 應試者 收到 Offer 的時間
  2. 確認 應試者 回覆 Offer 最後時間
  3. 預計報到時間

預計收到 Offer 的時間

首先是 預計收到 Offer 的時間。這屬於內部溝通與程序的問題,不管是用人主管對上層主管、用人主管對 HR、HR 對於這個人的考慮等。如果前面的溝通都有到位,那麼這剩下的應該是蓋章程序。

如果薪資數字高於一般職等,或者要用的人屬於特殊職務(像是顧問、Director/VP/CTO 級別)、或者有特殊條件(例如要遠程、外國人、身障),用人主管要跟上層主管先溝通好,討論好劇本,都確認好之後,最好先跟 HR、VP、CEO 口頭、電話報告說明,讓他們心裡有個底。

要注意的是,通常用人的簽呈都要簽到上層主管,例如簽到 VP、CTO、CEO 等,所以如果他們剛好不在辦公室,用人主管要先請 HR 協助確認,可以透過電子簽核方式確認。

這些都確認後,HR 發出正式的 Offer Letter,也就是一般說的 聘書 (不管是 Email 還是掛號信),都要跟 HR 確認已經送出。公司應該會有制式格式,內容是不能有錯的。然後最好能確認 應試者 已經收到。

整個招募過程,大部分都是口頭,最後確認的 Offer Letter 則代表法律上的承諾書,這段絕對不能有問題,否則就功虧一簣。

Offer Letter 的內容

聘書的內容通常是 HR 擬的制式格式,但是客觀的說,至少要有以下資訊:

  • 職務名稱、工作 Title
  • 薪資待遇 (年薪 或者 月薪),例如: 50,000 x 13 個月
  • 報到日期
  • 報到繳交資訊
  • 最晚回覆時間
  • HR 的聯絡人

這些其實是很基本的,也是代表著一份合約與承諾。但這樣就夠了?看看下面這個報導:從這封錄用通知書,看什麼是「矽谷風範」的企業

回覆 Offer 的最後時間

第二個 回覆 Offer 的最後時間。用人主管心裡要有這個時間點,我的做法是直接先跟 HR 約好,註記在 Calendar 上。要預期這段時間可能發生的意外狀況,以及應變措施。

如果在預期時間之內,應試者沒有回覆 Offer 確認函,表示應試者還在猶豫,或者在原公司離職時遇到問題。如果應試者還在猶豫,表示之前在討論薪資、生涯規劃、價值觀時,沒有真的想清楚、釐清楚心裡的疑惑,或者面試官沒有跟他溝通清楚。這種狀況,用人主管必須主動採取行動,先請 HR 先進行了解、親自電話關心、甚至約他吃飯,展現誠意與熱情,協助應試者釐清他的疑慮。

如果是對於工作內容、生涯規劃有疑慮,用人主管可以用前輩、朋友身份,客觀的分享經驗、舉例如何面對這些問題,同時也讓他知道,新環境團隊、主管都會協助他成長,不用擔憂。如果是遇到離職上的問題,例如人情、慰留等屬於人資範疇,則請 HR 出面協助,藉由 HR 的專業給予推力。這時候用人主管藉由這些過程,也可以跟 HR 建立良好的協作關係。

前述狀況,還有的是突發狀況,例如應試者家人突然住院、出車禍、應試者剛好有安排旅遊行程 … 。這時候,一定一定要站在對方立場,給予最大的信任與協助。如果是意外事故,一定要去醫院探視,給予關心與支持。

另外最難處理的就是:他拿到其他更吸引他的 Offer,像是薪資更好、產業是更想要的、交通更方便的 … 等。這種形況其實很容易遇到,特別是很多新創是打烏賊戰的搶人戰術,例如直接薪資高 20-50%、甚至多 100%、200%,然後要應試者隔週馬上 Onboard … 類似這樣的,這時候用人主管唯一剩下的武器是:動之以情。

三國時代劉備愛才而三顧茅廬,招納軍師諸葛亮,留下千古佳話,也為劉備帶來一堅強臂膀。如果他真的是人才,這時候身為用人主管的你,必須起愛才之心,放下身段,不管過去你的戰績有多麽的輝煌,戰術有多麽彪悍。得英才良將,才能幫你打天下!

如果在這個階段最後的結果是:他打算去另外一家。不管怎樣,站在朋友以及前輩的角度支持他。千萬不要酸言酸語,轉身要漂亮。未來或許在其他場合會再碰面,讓彼此在心裡留下好的映像。

預計報到時間

第三個是 預計報到時間

這時間通常會由應試者提出來。要注意的是有些人會想要一些時間休息,例如離職後一個月再報到。這時候用人主管要自我評估任務的時間與時程、資源的迫切性、後續相關的教育訓練安排 … 等。通常我會建議讓應試者有充分休息再來。

如果第二點的意外狀況有發生,要重新考慮報到的時間。

報到的時間要跟團隊討論,特別是有一起參與面試的成員。報道後的相關訓練工作、如何融入團隊 … 等。


結論

為山九仞,只剩這一哩路。千萬不要因為薪資談妥了,報到時間談好了,人就會乖乖的來上班,意外狀況總會發生在意料不到的時刻。

終於發出 Offer 了,下一篇談談:到職後的訓練、目標、評核


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