一場有效的會議


原文是 2020/08/13 寫下的 memo,主要是有效的會議,最後一段則是 08/06 寫的一段想法,也是會議效率化的想法。


一場有效的會議

條件

一場有效的會議有三個條件:

  1. 一個有想法的人
  2. 一個會控制會議節奏、並引導發言的人、把時間場地搞定,相關參考 開會原則
  3. 一個善於總結共識的人

缺一不可,這三個角色分別代表著:

  1. 靈魂:抽象、表達、溝通、工程、全貌 …
  2. 節奏、氣氛、引導
  3. 總結:把抽象的東西,具象化、結構化、組織化

常見的誤區

只有一個人,做 1) 的事,就很容易掉 2), 3)

  • 沒有 1) 會議沒有意義
  • 沒有 2) 會議容易歪樓、沒有討論
  • 沒有 3) 會議的結論無法延續,沒有持續發酵,無法成事。

很習慣會把 2) / 3) 送做推,他既無法控制議程,也沒有記錄到任何有意義的資訊。

當 1) 的人數 (數字) > 2 ,代表兩個以上不同想法的人在討論,那麼 2) / 3) 的角色很重要,2) 要去引導、打圓場、甚至協助翻譯。

新創與大型組織

  • 所以剛去新創的人,通常都要能兼具 1) ~ 3) 的能力。
  • 在既有組織裡,可以讓其他人協助做 2) / 3) 的角色。

無意義的會議

好幾年前 (前工作),參加一個高層會議,現場有兩家公司的高層,我只是去打醬油。地點在對方公司,對方公司高層,一進到會議室就問會議發起人:

這場會議要討論什麼?

當下我直覺的想法:

  1. 這主管很混,會前沒搞清楚議程就來了
  2. 會議主持人邀請時沒提供議程?
  3. 主持人沒有準備資料

我對會議效率很敏感,因為這是企業運作效率化之一,也是時間管理。Steve Jobs 會在會議上要求所有人發言,不講意見的就滾出去,意見只要有理,什麼都可以講。

會議不準歪樓,所有非議程的東西,都應該在主議程之後,議程要有主、次。任意打斷議程的人,要為這次會議負責,不管是用權力、還是其他理由。強調負責是因為:

你要不就有必要理由,否則讓大家把想法講完,否則只是浪費大家時間。

  • 控制節奏:會議主持人一定要抓好時間、歪樓的、沒準備好的,要主動請他出去,或者請他閉嘴。
  • 參加會議的人,到一半發現內容跟自己無關,不用客氣地走出去。

組織溝通效率化,這些 規矩 是必要的。如果我是老闆,第一場會議的主管,會被我臭罵一頓,三次我會請他走路。做好這件事情的第一人,是老闆,上行下效。會議準則、時間管理,on board 訓練要通過。

一週 40 小時,但是有 37 個會,就知道時間管理有多重要。


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