開會原則


開會的目的是針對一個主題,大家交換想法、討論、甚至是吵架,達成一致共識的過程。不管是在銷售、研發、決策、營運、生產單位,都是每天在發生的。

我開會的原則:

  1. 會議主題:一定要有明確的會議主題、範圍、還有準備相關的文件
  2. 預計結果:預計會議應該要達到什麼樣的共識,如果無法評估,那會議就不具意義。
  3. 哪些人要參加:通常會議上我希望每個人都要發言,甚至是吵架(吵架也是溝通),因為如果有話都不講,那就不要來了,也不用開會了。

會議前想想這些東西,

什麼時候需要開會?

  • 認知不一樣、意見衝突:對於事情的看法有落差、資訊不同步,大家可以坐下來面對面講清楚,說明白。困難的地方可以一起解決,或者一起想辦法。
  • 了解彼此的狀態:通常就是所謂的週會 (Weekly Meeting)、例行性會議 (Status Meeting)、主管會議、營運會議 (Operation Meeting)、銷售會議 … 等。
  • 資訊分享、心得分享:研發部門經常會需要有的,是最好的輪流、相互成長的機會。
  • 臨時動議:遇到無法解決的問題,臨時找大家討論

參與人員

  • 主席 (Host):要負責控制開會的節奏、議程、時間、議題方向。
    • 確立議程 (Agenda),會議文件
    • 發出會議邀請 (Invitation),並確認與會人員時間地點沒問題。
    • 確立會議室、以及設備沒問題
    • 如果與會者有異義、衝突的時候,要能夠居中協調,讓雙方冷靜。
    • 如果該會議無法達成共識,或者問題無法釐清,那麼要繼續追蹤,或者另外開會討論。
    • 如果會議議題偏離主題,要能夠適時拉回來,但也要知道偏離的原因,因為那可能是大家都不曾想過的問題,需要另外討論。
    • 想辦法讓每個人都發言
  • 與會者 (Attendee):主要參與討論的人。會議前必須讀過相關文件,需要時先和相關人員討論
  • 列席 (Optional):主題的間接關係人,可以自由選擇是否參加。通常是老闆、或者跨部門有關的人。

開會前中後,每個人都要注意一些事情:

會議前

  • 清楚會議討論主題,以及目的
  • 確定自己的時間、地點沒問題
  • 看過相關文件,並把問題準備好,必要時,與與會人員先討論過

會議中

  • 針對議程 (Agenda) 一一討論
  • 針對議題提出客觀的看法,如果有衝突,一定要聽聽彼此的看法
  • 用證據說話、用客觀的方法呈現、讓科學數據說話
  • Open your mind

會後

  • 確立會中執行項目,並確實執行
  • 持續討論、思考
  • 記錄結論、確立 action items 以及 owner

成本問題

開會會消耗與會者的時間,如果與會者在企業裡是扮演著『能產出』的角色,像是工程師、作業員、維護員等,那麼他們開會的時間,等於就是沒有產出,換句話說,就是在燒公司的錢。用工廠產線的成本概念計算,這個支出 = (與會人數 x 時間 x 工時)。但是越是腦力工作者、決策層級,這個成本計算就越沒意義。因為腦力工作者開會的成果,往往產生的效果,會遠大於這些基本的人事支出。

如果會議中如果討論沒有主軸、方向,或者大家在閒聊、與會者不發言、找不相關的人進來,那麼這個會議就是失敗的,這公司就是在空轉。所以會議主席的重要性,或者掌握發言權的人,會是很重要的。

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