會議的普遍現象


原文是我 03/26 在公車上寫下的 memo,主要是依照 開會原則 提及的想法,整理看到的問題。


沒有會議原則

  • 開會沒有基本的會議準則
  • 沒有要求 agenda / action
  • 與會者事前沒有準備

事前沒有準備

  • 沒有思考溝通對象與目標
  • 沒有想過:怎樣描述問題?怎樣把問題講好
  • 每個成員只看到自己的事,不管下游,甚至不知道下游團隊有誰?
  • 沒有準備文件,沒有閱讀別人的文件

只針對特定人的喜好討論

  • 主席喜歡聽的
  • 隱藏問題

會議中

  • 分心:遲到,滑手機,看電腦,會議中斷
  • 過於冗長,時間沒有控制,會議沒有節奏
  • 主席控場:樓歪了沒有歪回來
  • 效率:
    • 過流水帳沒效率(我認為要過)
    • 過流水帳太隨意,沒有重點
  • 討論:
    • 與會成員跟其他人沒互動
    • 沒有 或者不願意 Open Mind
  • 沒有決議,產生結論,行動,指標

會議後

  • 什麼都沒得到
  • Action 沒有追蹤

後記

說得直接點,從開會的品質與效率,就可以知道這家公司營運狀況。

我帶的團隊除了基本工作上職能、技能的要求,另外要求是:原則、守時、紀律、章法 … 而不是人治,我甚至有時候會自己犯了規,被大家指正,這些都是我覺得應該的。

幾年前在線上讀 Open Course 的時候,那是某知名國立大學 (你想得到的那四間) 的課程,教授第一堂課進視聽教室看到黑板上寫著:『教室內禁止飲食』,就開始碎碎唸說:

國立大學的視聽教室,需要強調這件事情,是很丟臉的,你們都成年了,不會自己判斷?

很有感,因為我認爲一家企業,如果在工作上沒有一定紀律的要求,這家公司能走多久是打問號的。越高層,越要遵守紀律,但普遍的現象是:高層就是破壞紀律的人。

會議的紀律,是我看一家公司營運的品質的指標指一。如果我是老闆,第一天就是我寫的這規則,沒有人可以有例外,包含我自己。


原稿:


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