團隊溝通的通訊協議
怎樣做好溝通、有效的溝通一直以來都是管理者的工作範疇之一。也因此我一直在探索背後的本質問題，像是 溝通的原理、表達與溝通的差異、會議原則、一場有效的會議
底下整理幾篇今年隨筆寫下的想法，主要是關於 團隊溝通的通訊協議 的想法。
- 2021/09/24: 通訊協議與團隊溝通
- 2021/05/10: 團隊溝通的標準化
通訊協議與團隊溝通
在計算機科學裡，協議 (Protocol) 扮演著讓各種 資源 (Client / Server) 有著統一個溝通介面，目的就是讓 通訊 (Commuication) 有效率、有品質，才能真的做事。最有名的協議就是 TCP/IP 這個已經數十年的標準，其他還有眾多協議，像是網路七層裡 (OSI) 最常用的 L7 協議 HTTP、之前整理的 TLS 安全協議、分散式系統的 共識演算法 … 等，在 RFC (Request for Comments) 裡有著成千的協議標準定義，背後目的都是讓通訊有正確性、有效率。
計算機科學裡很多概念，都可以用在真實世界，只是把主詞換一下，變成某人而已。像是組織內部團隊的 通訊協議，很常見的系統化方法就是透過 Issue Tracking 具體這些標準，組織越大，標準化工作就越顯重要。
群體溝通常見的現象
人類的溝通，受限於每個人的理解、背景知識、環境等內外在因素，再加上 有意 或 無意 的 資訊落差 的問題，往往溝通是牛頭不對馬嘴的。
你不知道某些事，但我知道。資訊落差就是
情報，在戰場上，情報就決定勝負了
用前面提到的 網路七層 來比喻，常常聽到這樣的對話：
- A: 我想要 NLB 幫我轉導 URL Path 可以嗎？
- B: NLB 處理的是 L4，你的需求是 L7 的。
這就是一種錯頻的溝通，另外常常看到的對話，討論內容的動詞，第一句與第二句的主詞根本就錯亂，整個溝通根本就是牛頭不對馬嘴。用生活中比較容易理解的話來說：就是 狗和熱狗 的對話。
組織溝通常見的問題
用理性、有邏輯的討論事情，才是有效率的、有正確性的溝通(P130). 組織裡的溝通效率，隨著 組織不同階段的發展，溝通模式也要跟著調整，以下是常見的幾種問題：
- 隨便走過來說兩句話就交辦任務，沒提供客觀資料、有整理過的資訊、補齊資訊落差的對談與需求，基本上都是在浪費時間。
- 沒有理性閱讀資料、深入理解，理性建議與討論的會議是沒有意義的
- 各種溝通的標準模式：與設計 API 一樣，人跟人溝通也都要標準化，像是會議、決策會議、溝通會議、狀態更新會議、新技術研討會 …. 等各種形式的標準化。
實際上，有效率的方法，就是 Issue Tracking，而這件事情是整個組織，從上到下都要跟上的，特別是管理階層，沒有跟上的，對於資訊掌握能力就不夠，對於現場判斷容易有認知誤差，而 Issue Tracking System (Redmine / JIRA / VSTS) 是非常系統化且邏輯的溝通介面，能處理的是也就大、且複雜。
國外具規模以上 (500+) 的公司，Issue Tracking 的標準化是很核心的工作，怎樣讓組織運作有效率，團隊分工清楚，是要從管理階層開始的。管理階層怎麼掌握現在過去、未來、任務的狀況，不是靠一堆沒有章法、結構不一的 Excel / Slide，也不是靠自己電腦用的 evernotes、notion，更不是用 slack 這種通訊工具 隨便 at 一些人就搞定的，而是實實在在地透過 系統化、結構化，加上 流程 與 狀態機，執行 與 專案管理 則 配合現在 敏捷 的概念 (看板, Scrum) ，才是整個組織有效率的基礎。
團隊溝通的標準化
管理者對於溝通管理應該有以下工作：
- 建立團隊之間協作的
通訊協議 (Protocol)- 有了協議，才能有效溝通
- 成員有機會專心做事，才會有產出
- 確立目的、目標、優先序
- 給資源、時間
- 教練
能獨自處理 2), 1) 者，為潛力人才。
溝通沒效率的問題，都在 1) 沒做到位。設計不良的系統，問題也都在 1)。TCP/IP 之所以能用這麼多年，因為他是兩個網路設備之間溝通的標準。
SSL、OAuth2、HTTP、TCP … 等, 都是協議。
做好通訊協議的步驟：
- 定義好雙方的
Interface、必要資訊 (data structure) - 定義好處理的
核心資源，人跟人之間處理的核心問題統稱議題 (Issue) - 定義核心資源的
狀態機 (FSM)，說白話：工作流程 (Workflow) - 定義狀態機狀態移轉的條件，也就是
誰能做狀態改變 (Transition) - 接下來才是狀態移轉的方法，也就是導入 OOXX 系統來提升效率化。
整個過程跟計算機科學差不多。
無效溝通的現象
無效溝通有以下狀況：
定義沒共識：你的商品跟我的商品定義不一樣，你的架構跟我的架構圖完全不一樣，你的名字和我的名字不一樣。溝通的角色不對等：高層在乎的、與執行者在乎的本來就不一樣。高層談業績、談風險、成本，執行談實作、談技術、落地。層次不對等：討論高層次 (High View) 的概念，卻拿細節鑽牛角尖。就像是 HTTP 跟 TCP 討論 Header 到底要帶啥鬼一樣，是沒意義的。搞不清楚狀況：沒做功課就去溝通，RTFMWTF問題定義：問題定義尚未確立，所有人還搞不清楚，就開始討論做法，跳到 2), 3), 4) 的時候整個浪費時間.
這些都是肇因沒有建立好溝通的通訊協議。
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